Es hora de desconectarse de reuniones innecesarias

Es miércoles por la mañana. 11:30 hora local.

Acaba de terminar de asistir a una reunión de estado permanente diaria o semanal.

Cuando te sientes, haz clic en la siguiente pestaña, levántate para tomar café, té o agua o contempla qué opciones de vida te llevaron a este momento, casi todo lo que escuchaste se está borrando de tu conciencia.

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¿Qué acaba de pasar? ¿Existió siquiera la reunión?

¿Te fuiste con menos elementos de acción y más ansiedad por todo lo que te perdiste mientras escuchabas a medias?

Si es así no te sientes mal. Cuando surge el tema en mi sesión de liderazgo, los ojos se desvían rápidamente y se escuchan risas culpables.

Hay muchos artículos y estudios sobre cómo el paso a culturas laborales híbridas ha llevado a más distracción fatiga e incluso ansiedad mientras los implacables bloques de invitaciones llenan nuestros calendarios. Hay muchas formas de reestructurar, iterar y gestionar reuniones. Pero prefiero preguntar: ¿debería existir la reunión?

Este consejo es especialmente para gerentes y líderes de equipos: las personas que, en primer lugar, programan las reuniones en los calendarios.

Me refiero a las reuniones en las que gimes audiblemente al iniciar sesión o pasas 30 minutos o una hora esperando para dar una actualización de 30 segundos. Donde todos simplemente siguen los movimientos y no pueden esperar para irse y volver al trabajo real. Una vez que los identifiques, es hora de desconectarnos de Matrix y recuperar nuestro tiempo y cordura y reemplazar las distracciones con productividad y progreso real.

Haga de 2026 el año en que recupere el control de su agenda y elija qué reuniones realmente deben existir y qué puede suceder de forma asincrónica.

En lugar de exigir que todos asistan a la misma reunión al mismo tiempo en la misma sala de conferencias o reunión virtual, ¿puede obtener los mismos resultados solicitando a las personas que publiquen sus actualizaciones en un documento y se comuniquen en la plataforma de mensajería instantánea de su empresa?

No sólo le ahorrará tiempo. También puede:

¿No sería fantástico si los 30 minutos que pasaste en una reunión de estado pudieran reemplazarse escribiendo algunas oraciones en un documento de Google y algunas líneas en Slack? Si esos resultados le parecen mejores que quedarse de brazos cruzados en una conferencia o sala virtual, aquí le explicamos cómo puede empezar.

No definas tu valor por lo lleno que esté tu calendario

El primer paso requiere un cambio de cultura. Gran parte del trabajo, especialmente en puestos de liderazgo, se basa en las relaciones. Los gerentes quieren saber cómo les está yendo a su gente y un calendario lleno de reuniones acumuladas es una manera fácil de visualizar su importancia y valor para una organización. Se vuelve demasiado fácil definir su valor por la cantidad de reuniones que tiene.

Si bien puede parecer genial ser la persona que está en todas partes haciendo todo al mismo tiempo, no es sostenible. La fatiga se produce cuando su atención a los detalles disminuye y hay poco tiempo para el seguimiento y la acción cuando corre de una reunión a otra.

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En lugar de exprimir hasta el último segundo de tu día, podría ser el momento de pasar al siguiente paso.

Audite sus reuniones recurrentes

Comience a revisar sus agendas y observe cuánto tiempo dedica a una reunión en particular en comparación con los resultados esperados de ella.

Busque reuniones como reuniones de prensa tempranas donde los cambios a lo largo del día podrían volverlas discutibles. Si los resultados esperados siempre cambian después de la reunión, podría ser el momento de cancelarla.

En las reuniones permanentes, ¿las personas esperan su tiempo para hablar y, de lo contrario, se controlan mentalmente? ¿Había una agenda en marcha? ¿Sale constantemente de la reunión con una directiva clara y comprensión de lo que está sucediendo? Si es así, ¿cómo estás seguro de que todos los demás sienten lo mismo? ¿Esta reunión es más beneficiosa para usted que para los asistentes? Si la respuesta es sí la mayoría de las veces que no, podría ser mejor que el equipo pase a modo asincrónico.

Otra oportunidad a tener en cuenta es la duración de la reunión. ¿Programa reuniones en bloques de 30 o 60 minutos porque ese es el valor predeterminado de su calendario? ¿Esa reunión de 30 minutos puede ser 15? ¿Se pueden llevar los 60 a 45 minutos? Utilice el tiempo que ahorra como tiempo extra para realizar un seguimiento de los elementos de acción o levantarse de su escritorio y tomar un descanso mental.

Crear un marco

¡Felicidades! Acabas de cancelar una reunión y les devolviste algo de tiempo a todos. ¿Y ahora qué?

Primero no hagas eso. Al menos no antes de consultar con todos. El trabajo asincrónico exitoso requiere una colaboración constante. A continuación se muestran algunas formas de facilitar la transición.

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Una vez que tenga su marco implementado, puede pasar al último paso.

Establecer acuerdos, estilos de comunicación y plazos.

Para que este tipo de trabajo tenga éxito, todos deben aceptarlo, aceptar las expectativas, saber cómo comunicarse entre sí y saber cuándo deben contribuir.

Ahora realmente ha llegado el momento de esas felicitaciones. Canceló al menos una reunión (con suerte más) y le dio a su equipo y a la organización más tiempo para hacer el trabajo que consideran valioso y significativo. El paso final e igualmente importante para cancelar reuniones es...

Sepa cuándo volver al tiempo real

Incluso las personas que destacan en el trabajo asincrónico pueden perder el contexto, perder el sentido o ser incomprendidos. Si los mensajes de chat comienzan a aparecer en masa sin resolución, podría ser el momento de reunirse rápidamente. Los mensajes cortos son excelentes para brindar actualizaciones, pero algunos temas pueden necesitar más matices o discusiones.

Cuando vea que la frustración u otras emociones comienzan a estallar, reúna a las personas involucradas en la discusión para que puedan comprender mejor la perspectiva de los demás y evitar malas interpretaciones del tono.

Es hora de restablecer

El objetivo de pasar al trabajo asincrónico no es pasar menos tiempo con su equipo o compañeros de trabajo; se trata de desconectarse de Matrix, de reuniones consecutivas ineficientes, y brindar a las personas el espacio para concentrarse en el trabajo que mejor saben hacer.

Deja de medir tu valor por la densidad de tu calendario y comienza a medir dónde pasas tu tiempo y qué resultados esperas de tu equipo. Fomentar la comunicación y colaboración en la documentación.

Echa un vistazo a la programación del resto de tu día, semana o mes. Encuentre esa reunión permanente que parezca más un ritual que un recurso y cancélela. Te prometo que el mundo no se acabará.

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